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Lohnnachweis an die Unfallversicherung wird digital

Einführung startet Januar 2017 / Doppelerfassung während zweijähriger Übergangsphase

Berlin – Arbeitgeber erhalten im Dezember wichtige Post von der Berufsgenossenschaft: Das Schreiben enthält die Zugangsdaten zum digitalen Lohnnachweis, mit dem die Unternehmen künftig Entgelte, Arbeitsstunden und die Anzahl der Beschäftigten an die Unfallversicherung melden. Denn ab dem 1. Januar 2017 kommt der elektronische Lohnnachweis. Das teilte die Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG Bau) mit.

Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bei der Berufsgenossenschaft zu versichern. Den Beitrag berechnet die BG Bau als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung anhand der Lohndaten, die das Unternehmen mit dem Lohnnachweis meldet. Bislang geschah das mittels Papierformular oder per Extranet der BG Bau.
Vorteil: Der Arbeitgeber kann den Lohnnachweis nun direkt mit Hilfe seiner Software zur Entgeltabrechnung erstellen und verschicken. Das verringert den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen.
Doch bevor diese Software für den digitalen Lohnnachweis verwendet werden kann, müssen die Mitgliedsunternehmen einen automatisierten Abgleich der Unternehmensdaten aus dem Entgeltabrechnungs-Programm vornehmen. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekten Mitgliedsnummern und veranlagten Gefahrentarifstellen übermittelt werden. Die Zugangsdaten für den Abgleich stellt die BG Bau Mitte Dezember 2016 schriftlich zur Verfügung.
„Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden“, empfiehlt BG-Bau-Hauptgeschäftsführer Klaus-Richard Bergmann. Die Zugangsdaten enthalten neben der Betriebsnummer der BG Bau auch die Mitgliedsnummer des Unternehmens sowie eine PIN. Arbeitgeber, die bis zum 16. Januar 2017 kein solches Schreiben erhalten haben, sollten sich an die BG Bau wenden. Unternehmen, die kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungs-Programm nutzen, müssen zur Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüll-Hilfe verwenden. In diesem Fall werden die Stammdaten automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen. Eine eigenständige Abfrage ist dort nicht notwendig.

Meldungen für 2016 sowie 2017 als Papier- und Online-Fassung
Für die Beitragsjahre 2016 und 2017 müssen die Unternehmen den Lohnnachweis zusätzlich zum digitalen Verfahren in der bekannten Form als Papierausdruck oder über das Extranet abgeben. Für das Beitragsjahr 2018 erfolgt die Meldung, ab Januar 2019, ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis.

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Erschienen in Ausgabe: Oktober 2016 | Seite 2

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